Mats Soomre: kas sinu meeskond toimib ka siis, kui võtmeinimene puhkab?

Meeskonnatreener Mats Soomre selgitab, miks suvepuhkuste periood paljastab organisatsioonide nõrgad kohad, eriti selle, kas kogu töö sõltub ühest võtmeisikust. Tugev meeskond ei peaks vajama kangelast, kes ka puhkusel viibides telefonile vastab.

Suvekuud toovad paljudes organisatsioonides esile küsimuse, millele tavapärases töötempos harva piisavalt tähelepanu pööratakse: mis juhtub, kui inimene, kelle käes on oluline info ja otsustusoskus, on mõneks nädalaks eemal? Kui töö toppama jääb ja kliendid ootama peavad, ei ole probleem puhkusel olevas inimeses, probleem on süsteemis.

Üks inimene ei ole meeskond

Mats Soomre, kogenud meeskonnatreener, rõhutab, et toimiv meeskond ei toetu ühe inimese pingutusele. «Juhtimine on koostöövorm, mitte ühe inimese projekt,» ütleb ta. Kui teadmised, vastutus ja otsused koonduvad vaid ühele inimesele, muutub kogu meeskond haavatavaks.

Soomre selgitab, et selline olukord ei teki tavaliselt teadlikust valikust, vaid heade kavatsuste tulemusel: keegi on kiirem ja kogenum, talle lastaksegi järjest rohkem enda kanda võtta. Teised harjuvad temalt küsima, juht harjub teda usaldama, klient harjub temaga suhtlema. Mõne aja pärast ei ole see inimene enam lihtsalt tugev meeskonnaliige, vaid süsteemi kitsaskoht.

Puhkuste planeerimine on meeskonnatöö test

Puhkuste planeerimine võib pealtnäha tunduda logistilise ülesandena, kuid tegelikult on see sügavam meeskonnatöö proovikivi. Hästi planeeritud puhkus näitab, kas meeskond teab, kes mida teeb, kellel on milline info ja kas töö saab edasi liikuda ka siis, kui mõni oluline inimene on eemal.

Soomre soovitab enne suveperioodi läbi rääkida kolm küsimust: millised tööd ei tohi puhkuse ajal seisma jääda, kes oskab neid vajadusel jätkata ning kus asub selleks vajalik info. Need küsimused võivad tunduda elementaarsed, kuid just nende puudumine tekitab olukordi, kus meeskond avastab puhkuse ajal, mida ta ei tea.

Viis sammu iseseisvama meeskonna poole

Soomre pakub välja praktilise tegevuskava. Esimese sammuna tuleks kaardistada kriitilised teadmised, ausalt küsida, millised teemad jääksid seisma, kui konkreetne inimene homme kolmeks nädalaks lahkuks.

Teise sammuna tuleks teha nähtamatud tööviisid nähtavaks. Paljud olulised teadmised ei asu ametijuhendis, vaid väikestes harjumustes: kuidas klientidele vastatakse, milliseid riske jälgitakse, kellelt nõu küsitakse.

Kolmandaks tuleks asendused määrata sisuliselt, mitte formaalselt, asendaja peab teadma, mille eest ta vastutab ja millal peab kellegi teise poole pöörduma. Neljandaks on mõistlik harjutada asendamist juba enne puhkust, et lüngad tuleksid välja varakult. Viiendaks peaks meeskond võtma eesmärgiks, et puhkus on päriselt puhkus, puhkusel olev inimene ei pea igapäevaselt tööasjadesse sekkuma.

Kangelase müüt kahjustab meeskonda

Organisatsioonid kipuvad premeerima inimesi, kes teavad kõike, päästavad olukordi ja vastavad ka puhkusel olles sõnumitele. Lühiajaliselt tundub see tõhus, kuid pikemas plaanis kasvatab see riski, väsitab inimesi ja takistab meeskonna arengut.

Soomre rõhutab, et meeskonna iseseisvus ei tähenda täielikku asendatavust, keegi ei pea suutma kõigi teiste tööd teha. Küll aga peab kriitiline info olema jagatud ja vastutus arusaadavalt jaotunud. «Toimiva meeskonna aluseks on usaldus ja avatud suhtlus,» selgitab ta. «Avatus just selles vaates, kas meeskonnas tervikuna saab rääkida kõikidel teemadel nii, nagu päriselt mõeldakse, ilma negatiivsete tagajärgedeta.»

Suvepuhkused annavad hea võimaluse vaadata meeskonnale otsa praktilisest vaatenurgast. Kui inimesed saavad rahulikult eemal olla ja töö liigub edasi, on meeskond teinud suure sammu küpsema koostöö poole. Kui mitte, on see väärtuslik märguanne: aeg on teadmised, rollid ja vastutus teadlikumalt läbi rääkida. Sest meeskond, mis püsib püsti ühe inimese najal, ei ole veel meeskond, see on ühe inimese projekt, millel on pealtvaatajad.